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¿Qué es la creatividad?

Creatividad

Durante su niñez, mostró cierta dificultad para expresarse; empezó a hablar hasta la edad de tres años, su familia llegó a pensar que tenía algún retraso mental, era paciente y metódico, y no le gustaba exhibirse, por esta situación trataba de evitar la compañía de otros niños de su edad; la rigidez y la disciplina militar de las escuelas de su época ocasionaron algunos problemas con los profesores; cuando tenía 15 años, un nuevo profesor, le dijo que «nunca conseguiría nada en la vida». A pesar de esto, algunos años después publicó su “Teoría de la Relatividad”.

Albert Einstein, junto con Da Vinci, Newton, Edison, Tesla, Jobs, y muchos otros, representan a la perfección la creatividad que ha impulsado a la humanidad hasta el nivel de desarrollo actual. Pero, ¿Qué es la creatividad?

La Real Academia Española introdujo esta palabra en el diccionario hasta 1983; se deriva de "creare", que significa engendrar o tener hijos, y esta incorporación tan tardía de la palabra tiene que ver con que antes se pensaba que la creatividad estaba relacionada solo con seres divinos, y no con las actividades realizadas por los seres humanos.

En la antigua Grecia se pensaba que la creatividad estaba solo dedicada a la parte de poesía; quien hacía arquitectura, escultura o pintura se consideraba que solamente estaba imitando a la naturaleza y por lo tanto no era un creador sino un imitador. Se hablaba de las musas; seres divinos que inspiraban, y esto fue tomado por la tradición cristiana en donde se habla de inspiración divina, y se deja solamente a un ser superior la capacidad de crear.

No es sino hasta el siglo XIV que se introduce el uso de la palabra y la idea de que se podía crear en cualquier actividad realizada por el ser humano común.

En la psicología cognitiva existe una definición de creatividad, y en ella se le considera integrada por dos elementos importantes. Uno tiene que ver con la originalidad y otro con la utilidad práctica o el valor social de la idea que se genera.

Por ejemplo una computadora, que crea palabras al azar, no se puede considerar un ser creativo por sí mismo; lo que produce puede ser original pero no necesariamente útil o valioso y esto nos lleva a otro concepto clave en la creatividad; los cambios disruptivos e incrementales.

A un producto cualquiera, le podemos cambiar el color, la forma, el material, el tamaño, el grosor; todos esos son cambios incrementales, no cambian la esencia ni la función del producto, pero, cuando diseñamos un producto diferente que satisface la misma necesidad, tenemos un cambio disruptivo, porque implica una modificación fundamental; estos cambios disruptivos son los que caen dentro del campo de la creatividad y no necesariamente tienen que ser grandes cambios. Por ejemplo; la rueda tiene miles de años de existencia; hace algún tiempo, quienes viajaban tenían que padecer con el manejo de las maletas de equipaje; por el peso y la dificultad para moverlas; poco después que empezaron a verse unos diablitos que usaban las tripulaciones de los aviones que funcionaban muy bien para  transportar sus pequeñas maletas; después de varios años a alguien se le ocurrió ponerle ruedas a las maletas normales adicionando internamente estructuras metálicas parecidas a las de estos diablitos, el cual ha facilitado la vida de miles de viajeros. ¿Pero cómo es posible que después de miles de años de conocer la rueda, no se nos haya ocurrido antes la idea de ponerla a las maletas?

¿Cómo y porqué se da el proceso creativo?

Muchas veces pudiéramos pensar que las ideas llegan solas, de repente, cuando leemos, cuando hacemos ejercicio, cuando algo nos llama la atención en la calle, pero no es así, lo que sucede es que nuestra mente está compuesta por todo un sistema de redes neuronales de información que hemos adquirido a través de los años; estas redes están interrelacionadas íntimamente unas con otras; y nuestra mente funciona como un mecanismo automático buscador de respuestas; opera como un dispositivo cibernético que busca objetivos concretos; un mecanismo constituido por el cerebro, los sentidos y el sistema nervioso, el cual es empleado y dirigido por la mente. Cuando se nos presenta una necesidad, este mecanismo entra en funcionamiento, tanto de manera consciente como subconsciente, y busca en la información que tiene almacenada la respuesta a nuestras necesidades; aquí es cuando se generan las ideas creativas, el proceso se origina por una necesidad; solo hay que asegurarnos de que tenga la materia prima suficiente para elaborar esas ideas creativas; la información y los conocimientos.

Otros aspectos que intervienen son cuestiones como el grado de compromiso personal, de entrega, de interés y de motivación que se tiene en el proceso, en la búsqueda de la solución que se desea.

Algunos expertos hablan de varios elementos que deben estar presentes en el proceso creativo.

Uno es la originalidad; el ser capaces de pensar de maneras diferentes a las tradicionales; la fluidez de ideas, es decir, que es muy importante el poder tener una sucesión de ideas distintas, muchas veces apoyadas en las anteriores, pero de tal manera que no exista un estancamiento, y eso nos lleva a la flexibilidad cognitiva; la capacidad de ver las cosas desde otro punto de vista, de ver los procesos de manera distinta cortados o secuenciados de otras formas para poder hacer reinvenciones creativas.

Existe también otro elemento muy importante que es la independencia cognitiva; es la capacidad de las personas de no solo ir siguiendo a un líder o una idea propuesta y aceptada por la mayoría. Ser independiente tiene que ver con una gran seguridad personal, con la confianza que tenemos en nuestras propias ideas.

Todos podemos generar ideas creativas, solo es cuestión de actitud principalmente, además de alimentar nuestra mente con la suficiente información y conocimientos.

¡Despierta, libera tu potencial, trabaja en tu mente…!

¿Cómo es una persona creativa?

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¿Estás preparado para liberar tu emprendedor interno?

6 preguntas para desatar tu emprendedor interno

Hábitos para un Liderazgo Efectivo-I Iniciativa

Hábitos para un Liderazgo Efectivo

I-Iniciativa

Iniciativa todos hemos escuchado, o leído numerosas historias de personas que pasaron una infancia difícil; que iniciaron su vida profesional ganando un salario de miseria y sin embargo con el paso de los años lograron un éxito tan grande que llegaron a fundar grandes empresas prácticamente de la nada, o que incluso llegaron a ser presidentes de una nación; ¿Qué características desarrollaron estas personas para alcanzar los logros que tuvieron?

La mayoría de nosotros tenemos los mismos sueños que ellos tenían, los mismos deseos de superación, ¿qué los hace diferentes a nosotros?; son muchas las características que presentan cada uno de ellos, pero un rasgo común es que eran personas proactivas, tenían una gran iniciativa.

¿Como impulsar el gusto por la lectura en las escuelas?

Los niños de una escuela primaria leen menos de un libro al año. ¿Cómo hacen maestros y directivos para impulsar el gusto por la lectura?

Propuesta aplicando el modelo Osborn-Parnes.

Fase
I
Explorar
el
reto

1 Búsqueda
del
caos

La principal razón para no leer es la falta de interés; primero hay que explorar intereses y gustos para determinar si la lectura se puede relacionar con alguno de ellos.

Otras razones para no leer, la falta de libros, en las bibliotecas escolares y en los hogares por el costo económico que pueden representar, la falta de ejemplo en la familia, y las lecturas obligatorias sobre temas aburridos que tienen algunos programas académicos

Liderazgo-Interés por la gente

Habilidades de un líder-Interés por la gente

¿Cuál es la principal habilidad que debe desarrollar un líder?

Es difícil encontrar un gran líder que no tenga la habilidad para relacionarse con las personas en las que influye. Esta es la habilidad más importante del liderazgo. Sin ella una persona no puede dirigir eficazmente.

Antes de siquiera pensar en dirigir a un grupo, un líder se debe interesar por ellos; las personas no se motivan por las estructuras organizacionales o los títulos, la gente responde a la gente. El que influye en otros solo para que lo sigan es un líder con limitaciones.

¿Estás preparado para utilizar tu liderazgo?

Todos somos líderes en algún momento de nuestras vidas, porque todos influimos en alguien; en nuestra familia, en la escuela, en el trabajo o entre nuestros amigos. Tal vez no todos podemos ser grandes líderes, pero todos podemos llegar a ser mejores líderes, y si de una u otra forma todos vamos a ejercer en algún momento el rol de líder, a influir sobre alguien, debemos ocuparnos en desarrollar las habilidades de liderazgo para hacerlo de la mejor manera.

En la vida profesional, y en la personal, muchos sueños, planes, y programas de trabajo se vienen abajo por la falta de liderazgo;
nuestra efectividad en la ejecución de las actividades que realizamos, en un grupo de trabajo, nunca será mayor que nuestra capacidad de dirigir e influir sobre otras personas. La capacidad de liderazgo que tengamos es la que determina nuestro nivel de éxito y también el nivel de éxito de aquellos que colaboran con nosotros; personalmente he visto como una empresa que tenía más de 70 años en el mercado desapareció por el liderazgo tan equivocado que ejercieron durante poco más de un año, el director y algunos de sus principales ejecutivos.

Si le pedimos a varias personas que nos den una definición de lo que es liderazgo, lo más probable es que recibamos una respuesta diferente en cada caso; dos de las más frecuentes implican confundir el liderazgo con la posición que ocupamos; otra será la descripción de alguna personalidad sobresaliente que conozcamos.

Cuando se considera el liderazgo solamente como la capacidad de alcanzar una posición, los esfuerzos se enfocan en ir en la búsqueda de un rango o título, y cuando se adquieren se piensa, equivocadamente, que ya se es líder. Esta forma de pensar crea problemas como los siguientes:

1.    Los que poseen el estatus formal de líder, a través de los títulos correspondientes, experimentan a menudo la frustración de tener pocos seguidores a quien influenciar por no poseer las habilidades para hacerlo.

2.    Los que carecen de los títulos apropiados pueden no considerarse líderes, y por esa razón no desarrollan las habilidades necesarias para ejercer un buen liderazgo.

3.    Los que quieren guiar siempre y esto es imposible, se debe aceptar que en algunas situaciones desempeñamos el liderazgo principal y en otras no es así, en otras somos influidos, somos seguidores.

El liderazgo, en cambio, tiene que ver con crear una visión y una motivación en la gente con la que convivimos, y si lo entendemos de esta manera, el liderazgo es influencia recíproca; esto implica que todos somos líderes o seguidores en algún momento de nuestra vida, todos influimos o somos influidos en mayor o menor medida en las actividades que realizamos día a día.

Para que haya un proceso de liderazgo se requiere de un líder, de seguidores y de una visión a lograr, de nada le servirían a un líder las mejores habilidades, ni tampoco tener la más noble de las visiones a la cual dirigir sus esfuerzos si no tiene un grupo de personas a quienes influenciar para lograrla.

Pensemos un poco sobre esta última idea, la mayoría consideramos el liderazgo como la capacidad de alcanzar una posición; que pasaría si la cambiamos a la capacidad de conseguir seguidores a quienes influenciar para lograr un objetivo; tal vez cambiaría nuestra forma de ejercer el liderazgo, la enfocaríamos más a conseguir seguidores, a trabajar para convencerlos sobre el logro de un objetivo común y a mantenerlos motivados; es decir que trabajaríamos pensando en ellos y en nuestra visión, y no solamente en nosotros.

Es muy importante en cualquier empresa identificar a los líderes; a quienes tienen la capacidad para influir sobre otras personas, y trabajar con ellos en el desarrollo de las habilidades necesarias para motivar al grupo a lograr sus objetivos; para crear un movimiento interno donde la motivación hacia el logro de una meta común y el desarrollo de los integrantes sienten las bases para un proceso de crecimiento constante en la productividad de la empresa y del grupo mismo.

El liderazgo implica responsabilidad, la responsabilidad de prepararnos para ser mejores, la responsabilidad sobre la influencia que tendremos en el grupo al cual dirigimos y la responsabilidad de buscar, al mismo tiempo, lograr el objetivo que nos hemos propuesto y desarrollar a los integrantes del grupo en el cual influimos. Entre las habilidades a desarrollar en un grupo de líderes están las siguientes:

 

Habilidades de un líder

Interés por la gente, un líder tiene que interesarse por la gente antes de dirigirla; la gente no se motiva por las estructuras organizacionales, la gente responde a la gente. El que influye en otros para que le sigan es un líder con limitaciones. El que influye en otros para que a su vez ellos dirijan a otros es un líder sin límites; todos tenemos necesidad de algo, reconocimiento, compañerismo, comprensión, apoyo, el deseo de sentirnos valiosos. ¡La gente quiere sentirse importante!, el líder que influye a otros para conseguir su beneficio personal, está manipulando; el líder que los influye para lograr un beneficio mutuo está motivando.

Integridad, la forma de actuar de un líder debe coincidir con lo que comunica y con lo que piensa; sin importar quién es o con quien está. Los líderes con integridad no actúan con duplicidad, ni fingen, el líder vive lo que enseña.

Actitud positiva, la actitud de un líder es captada más rápidamente que sus palabras. La actitud del líder ayuda a determinar la actitud de los seguidores; la vida es en un 5% lo que nos sucede y en el 95% cómo reaccionamos a lo que nos sucede, la mayoría de las veces no podemos cambiar los factores externos de lo que nos sucede, pero si podemos cambiar la forma en que respondemos a lo que nos sucede; tratar de ver siempre lo positivo de las cosas.

Autodisciplina, la primera responsabilidad de un líder es su propia disciplina y desarrollo personal; debe tener la capacidad de controlarse y guiarse a sí mismo antes de pretender dirigir a otros; debe tener la capacidad de hacer las cosas que se tienen que hacer cuando deben ser hechas, aunque le guste o no. Muchos líderes fracasan más por causas internas, como lo es la falta de autodisciplina, que por causas externas.

Desarrollo personal, los líderes que continúan creciendo personalmente y producen crecimiento en sus colaboradores formarán un equipo triunfador. Mientras mejores sean los jugadores, mejor es el que les dirige. La capacidad de trabajo de un líder está determinada por su capacidad para trabajar a través de otras personas. El primer objetivo del líder es preparar a la gente, no descartarla.

Visión, los líderes efectivos tienen una visión de lo que deben lograr, esta visión es la guía y la energía que impulsará cada esfuerzo para resolver los problemas que se vayan encontrando. La visión dirige al líder a cumplir con una misión, la gente sigue al líder que tiene un sueño y la capacidad para comunicarlo en forma efectiva; lo que visualizamos en nuestra mente es lo que logramos.

Comunicación, el líder que tiene una visión debe comunicarla efectivamente, y la comunicación implica también saber escuchar, es un proceso de 2 vías, se inicia con la comunicación formal del plan de acción, pero debe continuar con el intercambio de información entre el líder del equipo y sus colaboradores.

Organización, saber planear y priorizar las actividades que se deben realizar, en el momento en que se deben realizar y dar el seguimiento adecuado para lograr el éxito en cada una de las metas del grupo a través del trabajo disciplinado.

Apertura al cambio, el líder debe aceptar y promover el cambio, una vez que ha comprendido la diferencia entre un cambio novedoso y un cambio necesario y constante, debe convertirse en su principal promotor. La estrechez mental impide la aceptación de nuevas ideas y esto es un obstáculo para la creatividad y para el crecimiento de empresas y personas.

Resolver problemas, la capacidad de reconocer un problema antes de que se convierta en una emergencia, en un liderazgo efectivo un problema rara vez se sale de control porque es reconocido y solucionado en sus etapas iniciales. Las dos cosas que se necesitan para resolver los problemas de una manera efectiva son la actitud correcta y el plan de acción correcto.

 

Es lamentable que el éxito se te suba a la cabeza, pero es todavía peor que sea el fracaso el que se te suba.

 

 

La Importancia de Recursos Humanos

La importancia de tener una buena área de Recursos Humanos

¿Por qué es tan importante para las empresas contar con una buena función de Recursos Humanos?

 

Lo que hace exitosa a una empresa es la gente con la que cuenta, la capacidad de sus equipos de trabajo es la principal ventaja competitiva que tienen contra otras compañías; si a una empresa exitosa le cambiamos a la mayoría de sus empleados clave, esta no tardaría mucho en convertirse en una empresa promedio; por el contrario si a una empresa mediocre le agregamos la cantidad suficiente de personal con las habilidades y la motivación necesarias, esta empresa no tardaría en convertirse en una empresa exitosa.

Esto, esto si lo tomamos de manera literal, es difícil de llevar a cabo pues no todos los empleados con las capacidades y motivación suficientes están siempre disponibles en el mercado de trabajo; y a menos que hagamos lo que se hace en algunos deportes, pagar cifras exageradas por ellos y aunque las empresas grandes pagan sueldos superiores al promedio del mercado para asegurar la permanencia de su personal, esto sería una estrategia muy costosa que en la mayoría de los casos pudiera llevar a las empresas a la quiebra al no poder repercutir estos costos en sus productos finales.

 

Aunque en la mayoría de las empresas se asegura que el recurso más importante con el que cuentan es su personal, esto puede ser muy diferente en la realidad del día a día y se debe en gran medida a una gestión inadecuada en el área de Recursos Humanos; situaciones como esta pueden pasar desapercibidas durante años ya que muchas veces no existen los indicadores adecuados para medir esta situación.

 

Entonces, ¿Cómo debemos hacer para llevar a nuestros equipos de trabajo a los mismos niveles que tienen las empresas exitosas?; ¿estamos destinados a conformarnos y a ser una empresa promedio?; afortunadamente no. A través de la creación de una buena área de Recursos Humanos que establezca los procedimientos adecuados para, en el menor tiempo posible, llevar a nuestros empleados a lograr desarrollar las habilidades y la motivación necesarias para llevar a nuestra empresa a los primeros lugares.

 

Si ya contamos con un área de RH; ¿Cómo saber si necesitamos realizar cambios en la forma en que administra sus procesos?; si alguno o varios de los puntos siguientes se observan en tu empresa hay que tener cuidado; pueden ser un indicador de que algo no funciona correctamente.

 

1.    No utilizar las ventajas de la tecnología, los procesos de administrativos actuales se basan en una idea que tiene casi 250 años, la división del trabajo para incrementar la productividad, los desarrollos de la tecnología y la comunicación avanzan a un ritmo mucho más rápido que el de las empresas, el desarrollo personal y la adquisición de conocimientos ya no depende de acudir físicamente a la universidad, con una computadora y una conexión a Internet se puede, desde cualquier parte del mundo, ingresar a universidades en línea y además sin costo alguno. ¿Están los procesos de nuestras áreas de RH preparados para captar este talento?, ¿contamos con herramientas que, de manera automática, nos permitan la búsqueda y selección adecuadas a través de las redes sociales en Internet?

 

2.    Selección inadecuada del personal, debemos reforzar nuestros procesos de reclutamiento, si es posible automatizarlos, de modo que la selección de personal de nuevo ingreso se realice con el mayor de los cuidados, evitando las preferencias personales de quien recluta. Contratar personal con hábitos muy diferentes a los que promovemos en la empresa generará problemas internos, evitar la falta de honradez y la incapacidad para llevarse bien con otras personas; además, debemos tener la responsabilidad suficiente y el compromiso en asegurar que el empleado será efectivo, se sentirá realizado y permanecerá suficiente tiempo en la empresa antes de sacarlo del lugar de trabajo que actualmente tiene para después, si no funciona, tener que separarlo.

 

3.    No dar importancia al desarrollo de los empleados, debemos establecer sistemas automatizados, y completamente transparentes, de desarrollo, monitoreo y evaluación de las habilidades del personal, de tal modo que se cuente la información actualizada y disponible desde cualquier punto de la empresa; además de que el sistema para promociones internas tome siempre esta información como base.

 

4.    No capacitar al personal, la capacitación, el desarrollo de habilidades y su aplicación en las actividades diarias para lograr los objetivos, tanto de la empresa como del empleado, es uno de los puntos básicos que debemos tener en RH; además nos permitirá contar con personal de reemplazo calificado en caso de ser  necesario. Para esto no es necesario crear una Universidad Virtual interna que además de cara, puede resultar complicada de administrar, ya existen modalidades de Universidades abiertas libres y además con costos mínimos.

 

5.    No reconocer a los empleados como el principal recurso, algunas empresas proclaman que la principal ventaja competitiva que tienen es su personal, pero ante los primeros signos de una disminución en sus utilidades (no pérdida) lo primero que hacen es despedir gente, esto no es congruente con lo que proclaman. Un equipo de personas motivadas y comprometidas con el éxito de su empresa es una ventaja competitiva y puede llevarnos a ganar participación de mercado en un tiempo relativamente corto.

 

6.    Retener a los empleados a través del dinero y prestaciones, aunque nuestra empresa pague sueldos y prestaciones superiores al mercado, el trato que damos a los empleados debe ser justo, existen jefes, gerentes y hasta directores que regañan a sus colaboradores enfrente de otros y les exigen estar disponibles aún fuera de horas de trabajo. Los mejores equipos de trabajo son aquellos donde además de la relación profesional se logra una relación de amistad; todos queremos un trato justo y la posibilidad de desarrollarnos dentro de una empresa; hagamos una sencilla pregunta, ¿Qué pasaría si los sueldos que pagamos fueran iguales a los del mercado; el personal clave seguiría con la empresa?

 

7.    No facultar al personal, nadie conoce mejor el trabajo que la persona que lo realiza, y si el personal que efectúa las actividades toma parte en las decisiones se sentirá involucrado y será más productivo y leal.

 

8.    Tener favoritismos, los actos de favoritismo hacia una persona o área de la empresa causa problemas en cualquier organización, los aumentos injustificados, las prestaciones adicionales para algunos grupos, las promociones mediante un sistema no muy transparente. En algunas empresas existe favoritismo hacia algunas áreas porque el director es amigo del responsable, porque salió de tal área, o simplemente porque el gerente o director del departamento es muy buen negociador, el sentimiento de descontento que esto acarrea a todos los empleados es algo que va afectando a todos los niveles de la organización.

 

9.    Falta de conocimiento en el mercado de especialistas, algunas áreas de la empresa requieren la contratación de personal especializado y cuando RH no conoce las condiciones de tales mercados lo más fácil es contratar solo en base al sueldo; el pretexto de algunas áreas como las de TI o Mkt, es que si no pagan más es difícil encontrar el talento adecuado.

 

10. Cargas de trabajo no equitativas, se deben analizar los procesos de trabajo y hacer lo posible para que los empleados cumplan con sus actividades durante su jornada normal.

 

11. Estructura de sueldos injusta, a puestos y antigüedades similares debe corresponder un salario similar; se debe prestar atención a la hora de asignar una persona a una posición de trabajo.

 

12. No aplicar medidas disciplinarias, en ocasiones el personal realiza de algún acto contrario a los valores y/o intereses de la empresa, en estos casos debemos aplicar las medidas disciplinarias correspondientes, de no hacerlo así estaremos animando a otras personas a hacer lo mismo

 

13. No tener un sistema de comunicación formal, cuando no se cuenta con un sistema tal que permita mantener informados a todos los niveles de la empresa, los rumores son siempre el medio de comunicación, nuestros medios de información deben ser de tal modo que los empleados estén informados de lo que sucede en cuanto a los objetivos fijados, los avances, los riesgos, y que puedan expresar libremente sus opiniones y preguntas sobre cualquier tema.

 

14. No tener un sistema de información adecuado, por fortuna, en la mayoría de las áreas de RH se tienen indicadores para medir la función; pero la mayoría de las veces el preparar esta información requiere tener personas dedicadas exclusivamente a su elaboración, un sistema adecuado debería captar la información de manera automática sin la intervención humana.

¡Invierte en tu área de Recursos Humanos, en ella se encargan del recurso más importante de tu empresa y además, produce beneficios!

 

 

Innovación y Creatividad

¿Qué tan comprometidos están tú y tu empresa con la creatividad?

¿Por qué es tan deseada y a la vez tan rechazada la creatividad?; en la mayoría de las empresas se menciona a la innovación y creatividad como uno de los puntos clave para el desarrollo y el incremento en la productividad, algunas hasta lo han incorporado como un tema prioritario dentro de sus valores; pero, esto por si solo, no asegura que se generen ideas creativas dentro de una empresa; según los expertos, del total de la población solo el 3% genera ideas creativas, del resto, el 12 % reconoce y adopta una idea creativa cuando la ve o la escucha por primera vez; y el otro 85% rechaza cualquier idea nueva

Reingeniería, ¿Qué tan modernos son los procesos administrativos en tu empresa?

Reingeniería

¿Qué tan modernos son los procesos administrativos en tu empresa?

Hace casi 250 años se escribió un libro en el que se establecía, como una de las principales razones del origen de la riqueza de los países, el incremento en la productividad que se logra por medio de la división del trabajo, es famoso el ejemplo del taller que produce alfileres en donde la división del trabajo posibilita la especialización de los trabajadores en una tarea y, con esto, se logra aumentar la producción de manera considerable; algo que no sería posible si cada uno de ellos realizara el proceso completo. Esta idea aplicada a los procesos industriales donde se obtiene físicamente un producto terminado tiene resultados sorprendentes pues la productividad de las empresas se incrementa significativamente.

 

Poco después esta idea comenzó a aplicarse también a  los procesos administrativos, el crecimiento de las empresas generó la necesidad de crear una estructura administrativa para el registro, análisis y control de las operaciones; ante este crecimiento, áreas como la contabilidad, las ventas, los recursos humanos; todas ellas empezaron a generar una especialización de actividades pensando que obtendrían los mismos incrementos en la productividad administrativa que en los procesos industriales, además esta idea fue siempre apoyada por la misma administración y sus asesores como la solución para cualquier problema de abuso de confianza y para incrementar el  control interno.

 

La idea tal vez fue buena en su tiempo, pero… ¿actualmente, por qué aplicarlo en los procesos administrativos, el concepto sigue siendo vigente, tendrá los mismos resultados?; tal vez en empresas muy pequeñas si, en donde una sola actividad abarca un proceso completo, ¿pero qué pasa en empresas grandes?, parece que esta forma de organización, en lugar de simplificar el trabajo y aumentar la productividad crea redundancia de actividades (validaciones-conciliaciones-autorizaciones-control-seguimiento-reprocesos); y esto siempre trae como consecuencia incrementos en la estructura organizacional necesaria para efectuar tales actividades; parecería que en lugar de implementar estructuras más planas, estamos creando nuevos puestos, tales como Grouper, Jefe, Coordinador, Administrador, Especialista, Ejecutivo, Líder, etc., promoviendo todavía más una mayor especialización y haciendo más compleja la administración y comunicación entre las áreas de una empresa.

 

El resultado de esta división de actividades por especialización y consecuentemente la estructura organizacional necesaria para desarrollarlas, es una menor productividad y una deficiente calidad en lo procesos; además cuando detectamos problemas y tratamos de mejorar los procesos la misma especialización nos hace considerar solo la parte que dominamos y descuidar el resto con lo cual las mejoras obtenidas son mínimas.

 

Cómo saber si debemos realizar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa, solo hagamos algunas de las siguientes preguntas:

 

¿Estamos presionados siempre por la entrega de información y la única forma de resolverlo es contratando personal adicional?

 

¿Cuándo hay alguna promoción existe la sensación de que el proceso no fue lo suficientemente justo ni transparente?

 

¿La administración de un proyecto siempre nos cuesta más de lo estimado?

 

¿Aumentamos el sueldo, o promovemos a empleados clave cuando nos amenazan con dejar la empresa en vez de promover por habilidades y contar con tablas de reemplazo adecuadas?

 

¿Cada Dirección de la empresa tiene su propia área de información e indicadores?

 

¿Algunas áreas pareciera que trabajan sólo para cumplir con sus indicadores en lugar de dar el servicio que deberían?

 

¿Hacemos check up’s médicos estandarizados a nuestros empleados cuando las necesidades, edades y estados de salud son diferentes en cada uno de ellos?

 

¿Debemos levantar reportes para autorizar o negar permisos de acceso a un nuevo empleado, además debemos levantar también reportes para asignarle las herramientas de trabajo que le corresponden?

 

¿Nuestros procesos de trabajo no están alineados y parecen estar en contra de lo que dicen nuestra Misión, Visión y Valores?

 

¿Porqué cuando ya se tienen proveedores y precios negociados con anticipación el proceso de compra debe pasar por nuevamente por el área de abastecimientos?

 

Si tenemos varios de estos casos tal vez sea momento de iniciar una reingeniería en los procesos de nuestra empresa. ¿Por dónde empezar?

En la actualidad la implementación de sistemas integrados como SAP han solucionado parte de la problemática, sobre todo en las áreas contables, pero es un sistema caro y no accesible a la mayoría de las empresas y tampoco soluciona por sí solo todos los problemas, conozco algunas grandes empresas que a pesar de tener un sistema integral tan costoso siguen presentando la problemática descrita anteriormente.

 

La solución no es solamente implementar sistemas caros y complicados, tal vez sea suficiente con algún sistema más sencillo y barato, combinado con cambios en los procedimientos de trabajo y sobre todo el cambio de mentalidad (lo más complejo) de quienes controlan la información y los procesos administrativos; además de implementar, con ayuda de las tecnologías modernas, una mejor solución a los requerimientos de control interno.

 

Un proceso de reingeniería realizado adecuadamente, nos ayuda a hacer más eficientes los procesos administrativos eliminando las desventajas de la especialización, no se trata solo de re-agrupar actividades y gente por proceso en lugar de áreas, ni de recortar personal solo por recortar, sino de reinventar completamente los procesos de trabajo, logrando mejoras de más del 50% tanto en tiempos como en costos.

 

Actualmente tenemos avances significativos en la velocidad y en la capacidad de procesamiento de los sistemas de información, el Internet, las redes sociales y las telecomunicaciones pero para sacar la máxima utilidad deben ser inteligentemente aprovechados. Con todo esto combinado, aplicando reingeniería de procesos, podemos hacer algo que represente, además de ahorros considerables en tiempo, recursos y estructuras organizacionales, una ventaja estratégica significativa respecto de cualquier otra empresa.